Chương 5: Loại bỏ 50% lo âu trong công việc.
Nếu bạn là dân kinh doanh, chắc hẳn lúc này, bạn đang tự nhủ rằng: Tiêu đề của chương này đúng là ngớ ngẩn. Mình đã điều hành công việc này mười chín năm và mình chắc chắn phải biết rõ đáp án. Thật là lố bịch, khi có kẻ đang cố dạy mình cách loại bỏ 50% lo âu trong công việc của mình!
Đúng vậy! Nếu mấy năm trước, tôi cũng đọc được tiêu đề này thì chắc chắn tôi cũng sẽ cảm thấy y như thế. Nó hứa hẹn nhiều quá, mà lời hứa hẹn thì vốn ít thành thật. Hãy thành thật với nhau về vấn đề này: Không chắc tôi đã có thể giúp bạn loại bỏ 50% lo âu trong công việc của bạn đâu. Suy cho cùng, chẳng ai có thể làm được việc đó, ngoại trừ chính bạn. Nhưng việc mà tôi có thể làm chính là chỉ cho bạn thấy những người khác đã hành động như thế nào và để dành phần còn lại cho bạn! Bạn có thể nhớ lại câu nói của bác sĩ Alexis Carrel mà tôi đã trích dẫn trong Chương 3 của cuốn sách này: Những người làm kinh doanh không biết cách đánh bại lo lắng đều chết sớm.
Vì lo âu rất nghiêm trọng, nên lẽ nào bạn lại không hoan hỷ nếu tôi có thể giúp bạn loại bỏ 10% lo âu của bạn ư? Bạn có hoan hỷ phải không? Tốt rồi! Vâng, tôi sẽ chỉ cho bạn thấy cách một vị lãnh đạo cấp cao đã loại bỏ không chỉ 50% lo âu mà cả 75% thời giờ mà ông ấy từng phải trải qua trước đấy trong các buổi họp hành để cố gắng giải quyết những vấn đề trong kinh doanh.
Thêm vào đó, tôi sẽ không kể cho bạn nghe câu chuyện mơ hồ nào về ông Jones, ông X hay một người nào đó mà tôi biết ở Ohio mà bạn không thể kiểm chứng được. Câu chuyện mà tôi sắp kể liên quan đến một nhân vật có thật là Leon Shimkin, cổ đông và Giám đốc điều hành của một trong những nhà xuất bản hàng đầu nước Mĩ: Nhà xuất bản Simon & Schuster, (nằm ở Trung tâm Rockerfeller, New York 20, New York).
Đây là những gì do chính Leon Shimkin thuật lại về quãng thời gian mà ông ấy đã trải qua:
Trong mười lăm năm trời, phân nửa thời gian làm việc của tôi là dành cho những buổi họp hành để thảo luận về các vấn đề. Chúng ta có nên làm thế này hay không? Có nên làm thế kia không? Hay là không làm gì cả? Chúng tôi đều căng thẳng, hết xoay người trên ghế rồi đi đi lại lại, cãi cọ và quẩn quanh trong mớ bòng bong. Đến tối thì tôi hoàn toàn kiệt sức. Tôi vẫn cho rằng mình sẽ cứ làm những việc đại loại như thế cho đến cuối đời. Và tôi đã làm thế trong mười lăm năm và chẳng bao giờ biết rằng còn có một cách khác hữu hiệu hơn để giải quyết vấn đề. Nếu ai đó bảo tôi là tôi có thể loại bỏ 3/4 thời gian mà tôi đã trải qua trong những cuộc họp đau đầu ấy cũng như loại bỏ 3/4 căng thẳng thần kinh mà tôi phải chịu đựng thì chắc tôi sẽ nghĩ rằng đấy là một kẻ mất trí, vô tâm, lạc quan phi thực tế. Tuy nhiên, tôi đã lên kế hoạch để thực hiện bằng được điều đó. Tôi thực hiện kế hoạch này được tám năm rồi. Nó đã và đang đem đến những điều kì diệu cho hiệu suất làm việc, sức khỏe và hạnh phúc của tôi.
Nghe như là ảo thuật vậy!. Nhưng giống như mọi trò ảo thuật, nó cực kì đơn giản nếu bạn quan sát xem nó được thực hiện như thế nào. Bí mật nằm ở chỗ này: Đầu tiên, tôi lập tức chấm dứt quy trình mà tôi đã áp dụng trong các buổi họp hành ở mười lăm năm qua, quy trình bắt đầu bằng việc những cộng sự đang bấn loạn của tôi thuật lại mọi tình tiết liên quan đến chuyện rắc rối và kết thúc bằng câu hỏi: Chúng ta sẽ làm gì đây?. Thứ hai, tôi thiết lập một quy tắc mới, quy tắc về việc bất cứ ai muốn trình bày vấn đề với tôi thì trước hết, người đó phải chuẩn bị và trình lên một báo cáo đã trả lời sẵn bốn câu hỏi sau:
Câu hỏi 1: Vấn đề là gì?
(Hồi trước, chúng tôi từng mất đến một hoặc hai tiếng đồng hồ trong mỗi cuộc họp mà không một ai biết một cách chính xác và cụ thể vấn đề thực chất là gì. Chúng tôi từng tranh cãi đến toát mồ hôi về những rắc rối của mình mà không thèm bận tâm đến việc cụ thể hóa vấn đề mà chúng tôi đang gặp phải ra giấy.)
Câu hỏi 2: Nguyên nhân của vấn đề là gì?
(Khi nhìn lại sự nghiệp của mình, tôi thấy kinh hoàng về khoảng thời gian phí phạm mà tôi đã trải qua trong những cuộc họp đau đầu, mà không hề cố gắng truy tìm nguồn gốc của vấn đề.)
Câu hỏi 3: Tất cả giải pháp có thể xử lí được vấn đề là gì?
(Hồi trước, một người trong cuộc họp sẽ đề xuất giải pháp.Người khác sẽ tranh cãi với anh ta. Không khí trong cuộc họp luôn căng thẳng. Chúng tôi thường quên mất chủ đề chính và cuối buổi họp thì chẳng có ai ghi chép những việc khác nhau mà chúng tôi có thể thực hiện để xử lí vấn đề cả).
Câu hỏi 4: Bạn đề xuất giải pháp nào?
(Tôi đã từng tham dự cuộc họp với một người dành đến hàng tiếng đồng hồ, để lo lắng về một tình huống và cứ đi đi lại lại mãi mà không hề suy nghĩ một cách thấu đáo về những giải pháp khả dĩ rồi viết ra giấy: Đây là giải pháp mà tôi muốn kiến nghị).
Bây giờ, các cộng sự của tôi hiếm khi tìm đến chỗ tôi để trình bày các vấn đề họ gặp phải. Vì sao ư? Bởi vì họ phát hiện ra rằng để trả lời được bốn câu hỏi trên đây, họ phải thu thập mọi dữ kiện và suy nghĩ thật thấu đáo về những vấn đề của mình. Và sau khi làm xong những việc đó, họ nhận ra rằng có đến 3/4 trường hợp là họ không phải tới hỏi ý kiến tôi nữa, vì giải pháp thích đáng đã tự hiện ra, như thể lát bánh mì bật ra khỏi máy nướng bánh. Ngay cả trong những trường hợp cần được tham vấn, việc thảo luận cũng chỉ mất khoảng 1/3 thời gian so với trước kia, vì nó diễn ra theo một lộ trình hợp lí và có thứ tự để đi đến một quyết định đúng đắn.
Hiện nay, tại nhà xuất bản Simon & Schuster, thời gian cho việc lo lắng và thảo luận về những sai lầm đã giảm đi rất nhiều và thay vào đó là có nhiều hành động hơn để sửa chữa những sai lầm ấy.
Ông bạn của tôi, Frank Bettger, nằm trong top những người giỏi nhất trong lĩnh vực bảo hiểm ở Mỹ, đã nói cho tôi biết rằng ông ấy không chỉ giảm bớt được các mối lo âu trong công việc mà còn khiến thu nhập được tăng lên gần gấp đôi nhờ phương pháp tương tự. Hồi xưa, Frank Bettger nói, khi tôi bắt đầu bán bảo hiểm, ngập tràn trong tôi là lòng nhiệt tình vô hạn và tình yêu với công việc. Rồi có chuyện xảy ra, tôi bắt đầu chán nản đến mức coi thường công việc của mình và đã nghĩ đến chuyện bỏ việc. Tôi nghĩ là tôi sẽ bỏ việc thật, nếu như vào một sáng thứ Bảy, tôi không nảy ra ý tưởng là ngồi xuống và cố gắng tìm ra căn nguyên của những mối âu lo của tôi.
Trước hết, tôi tự hỏi: Vấn đề là gì?. Vấn đề chính là: Lợi nhuận mà tôi thu được không đủ nhiều để bù vào số cuộc điện thoại nhiều đến mức giật mình mà tôi đã thực hiện. Dường như tôi khá giỏi trong việc thuyết phục khách hàng tiềm năng. Nhưng đến lúc chốt hợp đồng, khách hàng lại bảo: Được rồi, ông Bettger, tôi sẽ cân nhắc về chuyện này. Ông hãy đến gặp tôi một lần nữa nhé. Chính những thời giờ bị bỏ phí khi gọi điện chào mời tư vấn như thế, đã khiến tôi thất vọng.
Tôi tự hỏi: Có giải pháp nào khả dĩ không?. Nhưng để tìm ra đáp án cho câu hỏi đó, tôi phải nghiên cứu thực tế. Tôi lấy cuốn sổ ghi chép mười hai tháng gần đây ra và nghiên cứu số liệu.
Tôi đã có một phát hiện đáng kinh ngạc! Giấy trắng mực đen cho tôi thấy 70% các bản hợp đồng mà tôi ký được đều được chốt ngay trong lần gặp mặt đầu tiên! 23% hợp đồng được chốt vào lần gặp thứ hai! Và chỉ có 7% hợp đồng là được chốt trong lần gặp thứ ba, tư, năm… Đó cũng chính là thứ đã khiến tôi bực bội và làm mất thời gian của tôi. Nói cách khác, tôi đã phí phạm cả nửa ngày trời cho một phần việc chỉ chiếm có 7% số lượng hợp đồng của tôi.
Giải pháp là gì?. Đáp án rất rõ ràng. Tôi lập tức dừng mọi cuộc gặp sau lần gặp thứ hai và dành thêm thời gian để tập trung cho những khách hàng tiềm năng mới. Kết quả thật sự không thể tin được. Trong một thời gian rất ngắn, tôi đã gần như nhân đôi giá trị của mỗi cuộc gặp mặt trực tiếp mà tôi thực hiện sau khi gọi điện chào mời!
Như tôi đã nói, Frank Bettger hiện là một trong những người bán bảo hiểm nhân thọ nổi tiếng nhất nước Mỹ. Ông ấy làm cho hãng Fidelity Mutual ở Philadelphia và kí được số tiền bảo hiểm trị giá 1 triệu đô la mỗi năm. Thế nhưng trước đây, đã có lúc ông ấy muốn bỏ cuộc. Suýt chút nữa ông ấy đã chấp nhận thất bại, cho đến khi việc phân tích vấn đề, giúp ông ấy vững bước trên con đường dẫn đến thành công.
Bạn có thể áp dụng những câu hỏi này cho các vấn đề mà bạn gặp phải trong công việc hay không? Như tôi đã khẳng định: Chúng có thể giảm bớt 50% lo âu cho bạn. Dưới đây, tôi xin nhắc lại bốn câu hỏi ấy:
Vấn đề là gì?
NGUYÊN NHÂN của vấn đề là gì?
Tất cả giải pháp có thể xử lí được vấn đề là gì?
Bạn đề xuất giải pháp nào?
Tóm tắt phần 2.
Những thuật phân tích lo âu cơ bản.
Quy tắc 1: Thu thập dữ kiện. Hãy ghi nhớ nhận định của Trưởng khoa Hawkes (Đại học Columbia): Phân nửa lo âu trên thế giới bắt nguồn từ việc người ta cứ cố gắng đưa ra quyết định trước khi hiểu biết đầy đủ về những căn cứ để đưa ra quyết định ấy.
Quy tắc 2: Sau khi xem xét dữ kiện một cách thận trọng, hãy đưa ra quyết định.
Quy tắc 3: Một khi đã đưa ra quyết định một cách cẩn thận, hãy hành động! Hãy chú tâm thực hiện quyết định của mình và đừng lo nghĩ đến kết quả.
Quy tắc 4: Khi bạn hoặc bất cứ cộng sự nào của bạn đang bị cuốn vào lo lắng về một vấn đề, hãy viết những câu hỏi dưới đây ra giấy và cả đáp án của chúng:
Vấn đề là gì?
Đâu là nguyên nhân của vấn đề?
Tất cả giải pháp có thể xử lí được vấn đề là gì?
Đâu là giải pháp tốt nhất?